Le cahier des charges est un outil précieux quand on est sur le point de démarrer un projet.

Que vous ayez prévu de lancer votre site internet, une application mobile, de faire une refonte, ou tout autre projet digital, établir un cahier des charges est la première étape indispensable d’un projet couronné de succès.

Pour vous aider à maîtriser sa rédaction sur le bout des doigts, nous vous expliquons dans cet article qu’est-ce qu’un cahier des charges, quelle est son utilité et quels en sont les différents types (cahier des charges fonctionnel et cahier des charges technique).

Nous vous proposons également notre modèle de cahier des charges, pour vous aider à rédiger le vôtre.

Ne négligez pas cette étape à cause du temps de rédaction que cela peut représenter : elle permet de gagner en efficacité par la suite, de bien dessiner les contours du projet, d’anticiper les difficultés et d’éviter les erreurs.

Cahier des charges : définition

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Le cahier des charges est un document qui définit le cadrage d’un projet dans son ensemble. Les besoins, les objectifs, les contraintes, les fonctionnalités attendues, les délais et le budget y sont formalisés de la manière la plus précise possible.

Utilisé en interne ou en externe, il peut devenir contractuel dans le cas d’une signature de prestation, et il est obligatoire dans le cas d’un appel d’offres.

À quoi sert un cahier des charges ?

Le cahier des charges permet :

• de réfléchir à ses objectifs et de les définir. Vous pourrez par la suite déterminer les éléments qui devront être présents pour y répondre ;
• de définir les priorités du projet ;
• d’aider les interlocuteurs à vous conseiller au mieux ;
• d’estimer le budget et les délais nécessaires à la bonne réalisation du projet.

Concrètement, le cahier des charges va servir de base pour la planification et le pilotage du projet.

Qui doit rédiger un cahier des charges ?

Idéalement, le cahier des charges d’un projet doit être rédigé par l’entreprise qui en est à l’initiative. Ce peut être le chef de projet ou le maître d’ouvrage et cela permet de :

• mieux refléter la culture d’entreprise et ses valeurs qu’une personne extérieure,
• de rester au plus près du besoin de l’utilisateur final.

N’hésitez pas à vous entourer à la fois d’experts qui pourront vous conseiller, mais également à récolter des informations auprès des utilisateurs finaux, car ce seront eux, après tout, qui seront amenés à utiliser la solution.

Si toutefois vous faites appel à un prestataire externe, comme une agence web, pour réaliser votre cahier des charges, vous n’aurez qu’à valider les différents éléments et vous assurer que le périmètre est bien couvert.

Comment faire un cahier des charges ?

Etape n° 1 : l’analyse fonctionnelle

Avant de commencer la rédaction du cahier des charges, il faut faire une analyse fonctionnelle préalable. Elle permet tout d’abord de bien identifier le besoin, pour dans un deuxième temps le traduire en fonctionnalités.

Pour ce faire, nous vous recommandons deux outils simples à utiliser : la bête à cornes et le diagramme pieuvre.

La bête à cornes

La bête à cornes permet de définir le besoin en répondant à ces questions :

• À qui le produit ou le service est-il utile ? C’est l’utilisateur final.
• Sur quoi agit-il ? On parle ici de l’environnement.
• Dans quel but ? C’est le besoin.

Prenons un exemple tout simple, une lampe de chevet :

• elle rend service à son utilisateur ;
• elle agit sur la luminosité de la chambre ;
• son but est d’éclairer la chambre.

Une fois le besoin défini, on peut en déduire des fonctionnalités.

Le diagramme pieuvre

Cet outil va nous aider à déduire les fonctionnalités nécessaires pour répondre au besoin défini préalablement :

• les fonctions principales (FP) qui répondent directement au besoin ;
• les fonctions contraintes (FC) qui répondent à des besoins secondaires pouvant être liés à l’ergonomie, l’esthétique, le prix ou l’impact environnemental.

Continuons avec l’exemple de la lampe de chevet.

On peut définir les différentes fonctions comme suit :

• FP1 : éclairer la chambre de l’utilisateur ;
• FC1 : ne pas éblouir l’utilisateur ;
• FC2 : proposer un design moderne et agréable ;
• FC3 : être facile d’utilisation ;
• FC4 : avoir un prix compétitif ;
• FC5 : ne pas consommer trop d’énergie.

Voici comment les modéliser avec le diagramme pieuvre.

Etape n° 2 : le cahier des charges fonctionnel

Le cahier des charges fonctionnel vise à dessiner les contours d’un projet. Il permet de définir les besoins auxquels le futur produit devra répondre, en termes de fonctionnalités.

Il sera par la suite transmis pour servir de base au cahier des charges technique, qui traduit les besoins fonctionnels en spécifications techniques.

Bien souvent, les cahiers des charges fonctionnel et technique se trouvent dans un même document global, mais ils peuvent également être rédigés à part.

Etape n° 3 : le cahier des charges technique

Le cahier des charges technique met l’accent sur la partie technique du projet. Il traduit les besoins fonctionnels en exigences techniques, et fait ressortir les différentes contraintes.

Ce document est indispensable au travail des développeurs, afin de maximiser les chances de répondre précisément aux besoins.

Cahier des charges : exemple

Voici un modèle de cahier des charges en 10 étapes :

1. Présentation de l’entreprise,
2. Présentation du projet,
3. Cible,
4. Concurrence,
5. Charte graphique et ergonomique,
6. Enveloppe budgétaire,
7. Délais de réalisation,
8. Spécifications fonctionnelles,
9. Spécifications techniques,
10. Annexes.

Cet exemple de cahier des charges est bien entendu à adapter en fonction de votre projet et de sa complexité.

1. Présentation de l’entreprise

Cette première partie permet de décrire rapidement l’entreprise afin que le prestataire externe comprenne bien l’identité de son client :

• secteur d’activité,
• cœur de métier,
• produits ou services phares,
• interlocuteurs.

Il n’est pas nécessaire d’être exhaustif, il suffit de lister les informations essentielles sur votre entreprise pour qu’une personne puisse comprendre en quelques lignes sa raison d’être (son why).

2. Présentation du projet

• le contexte

À quels besoins doit-il répondre ? Pourquoi ces derniers ont-il émergé et comment ? À qui cela sera utile ? Il s’agit ici de faire comprendre les tenants et les aboutissants du projet, pour que tous les acteurs qui y participent comprennent les enjeux et œuvrent à y répondre au mieux.

• les objectifs

Un même type de projet peut cacher des intentions et des objectifs différents. C’est pourquoi il est essentiel de les connaître afin d’avancer dans la bonne direction et de prendre les bonnes décisions.

Un bon objectif est un objectif SMART :

1. Spécifique (clairement défini),
2. Mesurable (chiffrable),
3. Atteignable (ressources nécessaires disponibles),
4. Réaliste (pertinent),
5. Temporellement défini (se fixer une deadline)

© Inbound value

• le périmètre

Le projet concerne-t-il une entreprise ? Un groupe ? L’impact est-il régional, départemental, national ou international ? Implique-t-il l’usage de plusieurs langues ?

• les éléments existants

Ici, vous pouvez inclure les éléments existants, utiles à la réalisation : versions précédentes, maquettes, documents de présentation, nom de domaine, etc.

• l’envergure du projet

Connaître l’envergure du projet permet de prendre des décisions éclairées et mieux adaptées. On ne proposera pas la même plateforme e-commerce selon le volume du trafic espéré ou le nombre de produits proposés.

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3. Cible

Plus vous pourrez décrire précisément votre cible (ou vos cibles), plus vous aurez de chances de l’atteindre. C’est un exercice qui n’est pas évident à réaliser, mais qui vous fera gagner beaucoup de temps, une fois le travail accompli.

Décrivez votre persona marketing, à savoir le profil type fictif de votre client idéal, avec un maximum d’informations :

• prénom,
• âge,
• situation personnelle,
• profession,
• salaire,
• centres d’intérêt,
• interrogations, problèmes rencontrés, contraintes,
• extraits de phrases écrites ou prononcées, type de vocabulaire employé.

Pour glaner ces informations, vous pouvez :

• poser des questions à vos clients ;
• analyser les informations de vos prospects ;
• lire les discussions sur les forums traitant de leurs problèmes ;
• récolter des informations plus précises sur les formulaires de contact ou de téléchargement.

4. Concurrence

Afin de réussir votre positionnement, vous devez connaître vos concurrents :

• principaux,
• secondaires,
• leurs atouts et leurs faiblesses,
• vos éléments différenciants par rapport à eux.

Ensuite, libre à vous de déterminer votre positionnement en proposant quelque chose de fondamentalement nouveau, ou de similaire, mais répondant mieux aux besoins de la cible.

5. Charte graphique et ergonomique

Cette partie est utile à rédiger lorsque vous possédez déjà une charte graphique, et que vous souhaitez la conserver pour le projet ou bien en créer une nouvelle, mais qu’elle soit en accord avec celle-ci.

Vous pouvez faire apparaître les éléments suivants :

• logo,
• typographie,
• couleurs,
• etc.

6. Enveloppe budgétaire

Donner une estimation du budget global permet d’aiguiller les potentiels prestataires pour la réalisation de leurs devis.

Veillez à ne pas le sous-estimer, et à ce qu’il soit cohérent avec vos demandes.

7. Délais de réalisation

Déterminez la date butoir à laquelle le projet doit être lancé.

Comme pour le budget, ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la réalisation de chaque élément, et soyez réaliste.

💡Bon à savoir : la date de livraison du cahier des charges pourra être reprise dans un devis ou une facture et devenir contractuelle.

Pour les projets complexes, n’hésitez pas à poser différents jalons et proposer un planning sous forme de diagramme de Gantt.

8. Spécifications fonctionnelles

• Les fonctionnalités

La partie fonctionnelle du cahier des charges vise à traduire les besoins en fonctionnalités.

Plus vous détaillerez cette partie, moins les fonctionnalités seront soumises à interprétation et plus les livrables se rapprocheront de ce que vous souhaitez.

Décrivez chaque fonctionnalité comme suit :

1. titre,
2. objectif,
3. description,
4. sous-fonctionnalités,
5. contraintes et règles de gestion,
6. niveau de priorité.

• L’arborescence

Si votre projet concerne un site internet ou une application mobile, proposez dans le cahier des charges votre vision de l’arborescence :

1. catégories,
2. sous-catégories,
3. navigation,
4. organisation.

• Le contenu

Recensez ici les différents types de contenus qui pourront y figurer, comme par exemple :

1. articles de blog,
2. vidéos,
3. images,
4. documents à télécharger.

N’hésitez pas à apporter des précisions sur la manière dont vous souhaitez qu’ils soient présentés et gérés.

9. Spécifications techniques

La partie technique du cahier des charges consiste à décrire comment les fonctionnalités, qui répondent au besoin exprimé, vont être réalisées.

Elle met en avant les exigences et contraintes techniques du projet pour répondre aux besoins, et mentionne également les préférences.

Voici une liste non exhaustive des éléments qui peuvent y être abordés :

• moyens de paiement en ligne,
• solution d’hébergement,
• architecture des serveurs,
• choix de la plateforme ou du CMS,
• outils d’administration,
• contraintes d’intégration,
• langage informatique,
• gestion de la sécurité des données,
• maintenance,
• migration,
• compatibilité avec les navigateurs,
• etc.

10. Annexes

Mettez ici tous les documents utiles à la réflexion ou à la réalisation du projet, comme des wireframes, des maquettes, des mock-up, des ébauches, etc.

Un cahier des charges et de l’agilité pour anticiper les évolutions

Le cahier des charges est essentiel pour donner un cadre à votre projet, et vous aider à réfléchir et formaliser vos besoins et vos objectifs. Il permet de les communiquer aux différentes parties prenantes du projet, afin que chacun puisse prendre des décisions éclairées dans son travail et offrir des solutions pour y répondre au mieux.

Cependant, il faut accepter que le projet puisse évoluer, soit parce que de nouveaux éléments extérieurs viennent changer la donne, soit parce qu’il est difficile d’être exhaustif et parfaitement précis dans l’expression de ses besoins.

C’est là que travailler avec une méthode agile est intéressant, car elle permet de présenter dès que possible une version fonctionnelle du produit, afin de pouvoir faire des ajustements sur le cahier des charges au cours du projet.