Plus de 82% des acheteurs (source : enquête décision achats 2015) ont recours à Excel pour concevoir leurs tableaux de suivi des commandes et planifier leurs besoins. Solution peu onéreuse et simple d’utilisation, Excel n’est pourtant pas la solution qui convienne à toutes les entreprises.

En effet, cette solution possède plusieurs inconvénients :

• Adapté lorsque le nombre de fournisseurs et de produits est limité, Excel est mal conçu lorsque la gestion de vos achats se complexifie
• Vous êtes contraint de créer par vous-même l’ensemble de l’architecture de gestion de vos achats au lieu de profiter d’une solution informatique intégralement conçue par une équipe de professionnels qualifiés pour saisir, actualiser et partager vos informations

Excel semble adapté pour les très petites entreprises dont le processus d’achat demeure simple. Au-delà, il représente davantage un handicap au développement de l’activité, créant un manque de visibilité et des lacunes pour le bon fonctionnement de votre politique d’achat.

L’offre de logiciels de gestion des achats est en pleine expansion suite à la demande très forte de nombreuses entreprises :

• Ce sont des outils complets permettant de centraliser l’intégralité de vos données
• Ils facilitent leur consolidation
• Ils offrent des solutions simples pour actualiser et partager les données

32% des entreprises déclarent utiliser un logiciel de gestion des achats aujourd’hui, un chiffre en voie de progresser très rapidement.

En définitive, ils permettent d’obtenir une vision claire et précise de votre politique d’achat afin de répondre à vos besoins et à ceux de vos clients. En quelques clics, vous connaitrez précisément chaque produit que vous possédez, son destinataire, le stock actuel, l’état des approvisionnements, le suivi des performances de chaque acheteur ou la mise en confrontation avec la demande du côté de vos clients. Elle vous permettra aussi de localiser les éléments qui peuvent être améliorés dans votre politique d’achat.

Certaines solutions vont encore plus loin en proposant :

• De recueillir automatiquement des informations sur votre fournisseur 
• De lancer des appels d’offres en ligne
• Les outils d’e-procurement permettent à vos clients de choisir directement les produits qu’ils désirent en ligne